Elektronische Rechnung ausdrucken: Was erlaubt ist – und was teuer wird

Kurz gesagt: Eine elektronische Rechnung ausdrucken dürfen Sie jederzeit – verboten ist das nicht. Der Ausdruck ersetzt aber weder das Original für Ihre Buchhaltung noch eine E-Rechnung beim Versand. Wer nur das Papier abheftet und die Datei löscht, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.

Darf man eine elektronische Rechnung ausdrucken?

Ja. Es gibt keine Vorschrift, die das Ausdrucken einer E-Rechnung untersagt. Sie dürfen jede Rechnung so oft zu Papier bringen, wie Sie möchten – für die interne Prüfung, für die Freigabe durch die Geschäftsführung oder einfach, weil sich auf Papier besser mit dem Stift arbeiten lässt.

Entscheidend ist, was daneben passiert. Denn das Umsatzsteuergesetz definiert die E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 Sätze 3 und 6 UStG). Genau dieser strukturierte Datensatz ist das Original. Ein Ausdruck enthält ihn nicht mehr: Aus maschinenlesbaren Daten wird ein Abbild, das ein Buchhaltungssystem nicht mehr einlesen kann.

Der Ausdruck ist damit eine Kopie – nützlich, aber rechtlich nicht das, was aufbewahrt werden muss. Welche Formate als strukturiertes Original gelten, erklärt unser Überblick zum ZUGFeRD-Format.

E-Rechnung ausdrucken und per Post verschicken – ist das noch erlaubt?

Hier lautet die Antwort: Es kommt darauf an, wann Sie die Leistung erbracht haben und wie hoch Ihr Umsatz ist. Anders als oft behauptet sind die Übergangsfristen für den Versand noch nicht abgelaufen. Maßgeblich ist dabei nicht das Rechnungsdatum, sondern der Zeitpunkt, zu dem der Umsatz ausgeführt wurde – eine im Dezember 2026 erbrachte Leistung dürfen Sie also auch im Januar 2027 noch auf Papier abrechnen.

Für die Ausstellung gelten nach § 27 Abs. 38 UStG gestaffelte Fristen:

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen ihre B2B-Rechnungen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausstellen. Für den Versand auf Papier ist keine Zustimmung des Empfängers nötig; für ein PDF schon. Diese Zustimmung ist an keine Form gebunden – sie kann sich auch stillschweigend aus der gelebten Praxis ergeben, etwa wenn der Empfänger Ihre PDF-Rechnungen bisher widerspruchslos entgegengenommen und bezahlt hat.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr 2026 ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle übrigen Unternehmen. Dauerhaft ausgenommen bleiben nur einzelne Fälle: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sowie Rechnungen von Kleinunternehmern. Die Einzelheiten und Ausnahmen haben wir im Leitfaden zur E-Rechnungspflicht ab 2027 zusammengestellt.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit (§ 34a Satz 4 UStDV in der Fassung des Jahressteuergesetzes 2024). Für sie ändert sich am Postversand nichts – wohl aber beim Empfang.

Wichtig ist die Gegenrichtung: Die Pflicht, E-Rechnungen entgegennehmen zu können, trifft inländische Unternehmer bei B2B-Umsätzen bereits seit dem 1. Januar 2025 – ausnahmslos, ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Unternehmensgröße. Eine bestimmte Software verlangt das Gesetz dafür nicht; nach dem Bundesfinanzministerium genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Sie können sich also noch eine Weile Zeit lassen, selbst E-Rechnungen zu verschicken. Empfangen müssen Sie sie längst.

Und selbst dort, wo Papier weiterhin zulässig ist, hat es einen praktischen Preis: Der Empfänger muss die Daten von Hand erfassen. Rechnungen, die Arbeit machen, werden erfahrungsgemäß später bezahlt als solche, die sich automatisch verbuchen lassen.

Ist eine PDF-Rechnung schon eine E-Rechnung?

Nein – und diese Verwechslung ist der Grund, warum viele Betriebe sich für weiter fortgeschritten halten, als sie sind. Ein am Bildschirm erzeugtes PDF ist umsatzsteuerlich seit dem 1. Januar 2025 eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung. Es ist zwar digital, aber nicht strukturiert: Ein Buchhaltungssystem kann daraus keine Felder auslesen, sondern bestenfalls Text erkennen.

Der Unterschied hat zwei praktische Folgen. Erstens dürfen Sie ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers versenden, während Papier keine Zustimmung braucht. Zweitens erfüllt ein PDF die Ausstellungspflicht nicht, sobald diese für Sie greift.

Die Ausnahme heißt ZUGFeRD: Dabei steckt der strukturierte Datensatz als XML im PDF. Der Mensch sieht ein gewohntes Dokument, die Software liest die Daten. Ein solches Hybrid-Dokument ist eine echte E-Rechnung – ein reines PDF ist es nicht. Auf das Profil kommt es dabei allerdings an: Die Finanzverwaltung erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden enthalten nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben in strukturierter Form und gelten deshalb weiterhin als sonstige Rechnung.

Was der Postweg tatsächlich kostet

Neben der rechtlichen Seite steht eine schlichte betriebswirtschaftliche Rechnung. Porto, Papier, Toner, Umschlag und die Minuten fürs Drucken, Falten und Kuvertieren summieren sich pro Rechnung auf einen Betrag, der bei ein paar hundert Rechnungen im Jahr spürbar wird – und dem kein Nutzen gegenübersteht, weil die Daten dabei schlechter werden, nicht besser.

Schwerer wiegt der Zeitverlust. Eine E-Mail ist in Sekunden zugestellt, ein Brief braucht ein bis zwei Werktage – und beim Empfänger noch einmal Zeit, bis jemand die Zahlen abtippt. Wer sein Zahlungsziel ab Rechnungseingang rechnet, verschenkt an dieser Stelle jedes Mal mehrere Tage Liquidität.

Digitale Rechnungen ausdrucken und abheften – der teure Denkfehler

Der häufigere und deutlich riskantere Fehler passiert nicht beim Versand, sondern im eigenen Ordner: Eine E-Rechnung kommt per E-Mail, wird ausgedruckt, abgeheftet – und die Datei verschwindet im Posteingang oder wird gelöscht.

Das erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht. E-Rechnungen sind im strukturierten Originalformat aufzubewahren; ein Ausdruck oder ein eingescanntes PDF ersetzt das Original nicht (GoBD; § 14b UStG). Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege beträgt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre. Für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen bleibt es bei zehn Jahren – diese Unterscheidung wird in der Praxis oft übersehen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde – und sie verlängert sich, solange die Festsetzungsfrist für die betroffene Steuer noch läuft, etwa während einer Betriebsprüfung.

Revisionssicher heißt dabei dreierlei: Der Beleg muss unveränderbar gespeichert sein, maschinell auswertbar bleiben und innerhalb der Frist wiederauffindbar sein. Ein Aktenordner erfüllt keinen dieser drei Punkte für einen digitalen Beleg.

Was bedeutet das für den Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug scheitert nicht automatisch daran, dass Sie eine Rechnung ausgedruckt haben. Er setzt aber voraus, dass Sie eine ordnungsgemäße Rechnung besitzen und im Zweifel vorlegen können. Genau hier entsteht das Risiko: Wer bei einer Betriebsprüfung nur den Ausdruck vorlegt und das strukturierte Original nicht mehr hat, trägt die Beweislast dafür, dass die Rechnung ordnungsgemäß war.

Hinzu kommt, dass Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten eigenständig geahndet werden: Ein Verstoß gegen § 14b UStG ist eine Ordnungswidrigkeit und kann eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro nach sich ziehen (§ 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG). Fehlen prüfbare Belege ganz, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Der Ausdruck ist also kein Sicherheitsnetz, sondern im Gegenteil der Verzicht auf eines. Welche Fehler in einer E-Rechnung welche steuerlichen Folgen haben, ordnet unser Beitrag zu den Fehlerklassen ein.

Wann ein Ausdruck trotzdem sinnvoll ist

Es gibt gute Gründe, eine Rechnung zu Papier zu bringen, und die sollte man nicht kleinreden:

Für die sachliche Prüfung und Freigabe, wenn im Betrieb nicht alle Beteiligten Zugriff auf das System haben. Für die Baustelle, die Werkstatt oder den Außendienst. Für Kunden, die ausdrücklich einen Papierbeleg wünschen. Und als Arbeitskopie, wenn Sie eine Position mit dem Stift markieren möchten.

All das ist unproblematisch – solange der strukturierte Datensatz parallel unverändert archiviert bleibt. Die Regel lautet nicht „nicht drucken“, sondern: Drucken Sie, so viel Sie wollen, aber behandeln Sie den Ausdruck als das, was er ist – eine Kopie.

So gehen Sie richtig vor

Empfangskanal festlegen: Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungseingänge, die nicht im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters endet. Ein staatliches Portal ist für den Versand an Geschäftskunden in Deutschland nicht vorgeschrieben – E-Mail genügt. Anders liegt es bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Dort geben Bund und Länder eigene Eingangswege vor, etwa das Portal OZG-RE des Bundes – das frühere ZRE wurde zum 31. Dezember 2025 abgeschaltet – oder das PEPPOL-Netzwerk.

Original zuerst sichern: Die eingegangene Datei unverändert ablegen, bevor irgendetwas anderes damit passiert. Nicht umbenennen, nicht konvertieren.

Rechnung prüfen: Formale Gültigkeit und Pflichtangaben kontrollieren, idealerweise automatisiert gegen die Norm. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet dabei ausdrücklich zwischen Formatfehlern, Verstößen gegen Geschäftsregeln und inhaltlichen Fehlern – bewahren Sie den Validierungsbericht am besten zusammen mit der Rechnung auf.

Acht Jahre revisionssicher aufbewahren: unveränderbar, auffindbar, maschinell auswertbar – im Originalformat.

Erst dann drucken, wenn Sie Papier brauchen: als Arbeitskopie, nie als Ersatz für den Beleg.

Häufige Fragen

Darf ich eine elektronische Rechnung ausdrucken?

Ja. Das Ausdrucken ist nicht verboten. Der Ausdruck gilt jedoch nicht als Original und erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht – der strukturierte Datensatz muss digital erhalten bleiben.

Muss ich Rechnungen weiterhin per Post verschicken?

Nein, eine Pflicht zum Postversand gibt es nicht. Umgekehrt ist der Postversand im B2B-Bereich für alle Unternehmen noch bis zum 31. Dezember 2026 zulässig. Für Umsätze ab 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Jahr 2026 auf Papier abrechnen – und auch das nur bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann grundsätzlich für alle.

Reicht ein Ausdruck als Beleg für das Finanzamt?

Nein. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz der aufzubewahrende Beleg. Ein Ausdruck ist eine Kopie und ersetzt ihn im Rahmen der GoBD nicht.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein reines PDF gilt als sonstige Rechnung. Erst ein strukturiertes Format nach EN 16931 – etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – ist eine E-Rechnung.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Für Rechnungen und Buchungsbelege gelten acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes). Für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen bleibt es bei zehn Jahren. Die Frist verlängert sich, solange die Festsetzungsfrist noch läuft.

Darf ich meinem Kunden die ausgedruckte E-Rechnung mitgeben?

Ja, als zusätzlichen Service. Sobald Sie ausstellungspflichtig sind, ersetzt das Papier die E-Rechnung aber nicht – der strukturierte Datensatz muss den Kunden trotzdem erreichen.

Rechtlicher Hinweis: Die Inhalte dieses Beitrags wurden mit größter Sorgfalt erstellt und geben die Rechtslage zum Stand August 2026 wieder. Sie dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Für eine verbindliche Klärung Ihrer Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.