E-Rechnungen aufbewahren: Die neue 8-Jahres-Frist und GoBD im Überblick

E-Rechnung und Aufbewahrung: Was sich mit dem BEG IV geändert hat

Wer Rechnungen schreibt oder empfängt, muss sie aufbewahren – das ist nicht neu. Neu ist die Frist. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, verkündet im Bundesgesetzblatt am 29.10.2024) wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG; Stand: Juli 2026). Für die E-Rechnung, die seit dem 01.01.2025 zwischen inländischen Unternehmen empfangen werden können muss, hat das unmittelbare praktische Folgen.

Wer eine E-Rechnung aufbewahren muss, sollte deshalb wissen, wie lange und in welcher Form. Dieser Beitrag ordnet die neue Frist ein, erklärt die häufig übersehene rückwirkende Wirkung, grenzt die 8-, 10- und 6-Jahres-Fristen voneinander ab und zeigt, worauf es bei der GoBD-konformen Archivierung von E-Rechnungen ankommt.

Die 8-Jahres-Frist gilt rückwirkend – nicht erst für neue Belege

Der wichtigste und am häufigsten missverstandene Punkt zuerst: Die verkürzte Frist betrifft nicht nur Belege, die ab dem 01.01.2025 entstehen.

Nach der Anwendungsregelung in Art. 97 § 19a EGAO gilt die 8-Jahres-Frist für alle Rechnungen und Buchungsbelege, deren bisherige zehnjährige Aufbewahrungsfrist am Tag des Inkrafttretens (01.01.2025) noch nicht abgelaufen war. Sie erfasst damit ausdrücklich auch den Bestand an älteren Unterlagen. Nur für Belege, deren zehnjährige Frist zu diesem Zeitpunkt bereits abgelaufen war, bleibt es beim alten Recht – praktisch relevant ist das kaum, denn diese Unterlagen durften ohnehin schon vernichtet werden.

Ein Rechenbeispiel macht den Effekt greifbar: Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Buchungsbeleg aus dem Jahr 2017 unterlag bisher der Zehnjahresfrist, die am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für ihn greift damit die neue 8-Jahres-Frist – sie endet mit Ablauf des 31.12.2025. Die Unterlage darf also ab 2026 vernichtet werden, sofern kein anderer Aufbewahrungsgrund entgegensteht (etwa eine laufende Außenprüfung oder ein offenes Rechtsbehelfsverfahren, § 147 Abs. 3 S. 5 AO).

Die Vorstellung, „die acht Jahre gelten nur für Belege ab 2025", ist damit falsch. Wer ältere Belege und jede E-Rechnung aufbewahren möchte, richtet sich nach der neuen Frist – wer sein Archiv weiter auf zehn Jahre auslegt, bewahrt Altbelege länger auf als nötig und verschenkt genau die Entlastung, die das Gesetz bringen sollte.

8, 10 oder 6 Jahre? Die Fristen sauber getrennt

Die 8-Jahres-Frist gilt nicht pauschal für alle Unterlagen. Der Gesetzgeber unterscheidet weiterhin nach Dokumentart. Buchführungsunterlagen im engeren Sinn bleiben bei zehn Jahren, Geschäftsbriefe bei sechs. Die folgende Übersicht fasst die drei Fristen zusammen.

Für die Praxis heißt das: Die Rechnung selbst – ob Papier, „sonstige Rechnung" oder strukturierte E-Rechnung – fällt unter die neue 8-Jahres-Frist. Der Jahresabschluss und die Handelsbücher, in die diese Rechnung eingeht, unterliegen dagegen weiter der 10-Jahres-Frist. Diese Unterscheidung ist keine Spitzfindigkeit, sondern entscheidet darüber, welche Unterlagen wann aus dem Archiv dürfen.

Hinweis für einzelne Branchen: Für Unternehmen des Finanzsektors (Banken, Versicherungen, Wertpapierinstitute) wurde die Verkürzung im Zuge späterer Gesetzgebung wieder zurückgenommen; dort bleibt es bei zehn Jahren. Die 8-Jahres-Frist ist also der Regelfall, aber nicht ausnahmslos.

E-Rechnungen im Originalformat aufbewahren

Bei der elektronischen Rechnung kommt zur Frist eine Formatpflicht hinzu. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument nach der Norm EN 16931 – entweder als reines XML (XRechnung) oder als Hybridformat mit eingebettetem XML-Teil (ZUGFeRD/Factur-X).

Für die Aufbewahrung folgt daraus: Wer eine E-Rechnung aufbewahren muss, sichert nicht das Papier, sondern den strukturierten Datensatz. Die E-Rechnung ist in ihrem strukturierten Originalformat unveränderbar und maschinell auswertbar zu archivieren (GoBD; § 14b UStG). Ein Ausdruck oder ein reiner Bild-Scan der Rechnung ersetzt das digitale Original nicht. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung ausdruckt und nur das Papier ablegt, hat den eigentlichen – rechtlich führenden – Bestandteil verloren.

Denn beim ZUGFeRD-Hybridformat ist der XML-Teil das führende Dokument. Weichen das sichtbare PDF und der eingebettete XML-Teil voneinander ab, gilt der Inhalt des XML (BMF-Schreiben v. 15.10.2024). Das Archiv muss deshalb genau diesen XML-Teil erhalten – vollständig, unverändert und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar.

Was GoBD-konforme Aufbewahrung praktisch verlangt

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) beschreiben, wie elektronische Unterlagen abzulegen sind. Kernanforderungen sind Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit über die volle Frist. In der Regel setzt das ein geeignetes Dokumentenmanagement- oder Archivsystem voraus, das Belege revisionssicher speichert und Änderungen protokolliert. Wer eine E-Rechnung aufbewahren muss, erfüllt die GoBD also nicht durch das Speichern allein, sondern durch einen nachvollziehbaren, unveränderbaren Ablageprozess.

Ein weit verbreiteter Irrtum betrifft die „Zertifizierung": Eine behördliche GoBD-Zertifizierung existiert nicht. Testate von Softwareanbietern binden die Finanzverwaltung nicht (GoBD Rz. 179 ff.). Die GoBD-Konformität ist eine Eigenschaft des Gesamtprozesses beim Anwender – von der Erstellung über die Ablage bis zum Datenzugriff –, nicht ein Siegel, das eine einzelne Software vergeben könnte. Formulierungen wie „GoBD-zertifiziert" oder „100 % finanzamtssicher" sind entsprechend unzutreffend.

Empfangspflicht: auch Kleinunternehmer sind betroffen

Die Aufbewahrungsthematik trifft einen breiteren Kreis, als viele annehmen. Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist und ohne Zustimmungserfordernis des Empfängers. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG sowie für Vermieter mit Option nach § 9 UStG. Von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen sind Kleinunternehmer zwar dauerhaft befreit (§ 34a S. 4 UStDV i.d.F. JStG 2024) – von Empfang und ordnungsgemäßer Aufbewahrung jedoch nicht.

Wer also eine ZUGFeRD- oder XRechnung erhält, muss den strukturierten Datensatz revisionssicher und im Originalformat für acht Jahre vorhalten. Auch der Empfänger – nicht nur der Aussteller – muss eine E-Rechnung aufbewahren. Das betrifft nahezu jedes Unternehmen, das von anderen Unternehmen Leistungen bezieht.

Kurz zusammengefasst

• Rechnungen und Buchungsbelege sind seit dem BEG IV acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG; Stand: Juli 2026).
• Die kürzere Frist wirkt rückwirkend: Sie erfasst alle Belege, deren 10-Jahres-Frist am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO).
• Zehn Jahre bleiben für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen; sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe.
• Wer eine E-Rechnung aufbewahren will, muss sie im strukturierten Originalformat archivieren – ein Ausdruck genügt nicht. Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil führend.
• Eine „GoBD-Zertifizierung" gibt es nicht; die Verantwortung für den konformen Prozess liegt beim Anwender.

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Quellen

• Bundesministerium der Justiz – gesetze-im-internet.de (§ 147 AO) — 2025-01-01
• Bundesministerium der Finanzen – AO-Handbuch (Art. 97 § 19a EGAO) — 2025-01-01
• Bundesministerium der Justiz – gesetze-im-internet.de (§ 14b UStG) — 2025-01-01
• Bundesministerium der Finanzen – BMF-Schreiben v. 15.10.2024 — 2024-10-15

Rechtsstand: 20.07.2026

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Stand: 20.07.2026