E-Rechnungspflicht 2027: Wer ab wann was muss (Update-Leitfaden)

Wer ist ab 2027 zur E-Rechnungspflicht verpflichtet?

Die E-Rechnungspflicht ab 2027 betrifft zunächst nur einen Teil der deutschen Unternehmen: Wer im Vorjahr (2026) einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt hat, muss ab dem 1. Januar 2027 Rechnungen an andere Unternehmen ausschließlich im strukturierten E-Rechnungsformat ausstellen. Kleinere Unternehmen folgen ein Jahr später.

Rechtsgrundlage ist § 27 Abs. 38 UStG (Stand: Juli 2026), die Übergangsregelung zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung im B2B-Bereich. Betroffen sind ausschließlich inländische Unternehmer im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) – Rechnungen an Verbraucher (B2C) sind von dieser Stufe nicht erfasst, dort bleibt weiterhin die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Übermittlung erforderlich.

Wichtig: Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres – nicht auf den laufenden oder den erwarteten Jahresumsatz. Unternehmen, die diese Grenze im Jahr 2026 überschreiten, fallen ab 2027 unter die Ausstellungspflicht; wer darunter bleibt, hat bis Ende 2027 länger Zeit zur Vorbereitung.

Was gilt schon seit 2025 – und was erst ab 2027?

Zwei unterschiedliche Pflichten werden in der öffentlichen Diskussion häufig vermischt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Ausstellungspflicht dagegen beginnt erst stufenweise ab 2027.

Die Empfangspflicht gilt seit 2025 ausnahmslos, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG und für Vermieter mit Umsatzsteueroption nach § 9 UStG. Ein Unternehmen, das selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen muss, muss trotzdem in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen entgegenzunehmen, zu lesen und für die eigene Buchhaltung strukturiert weiterzuverarbeiten. Wer diese Pflicht übersieht, riskiert Verzögerungen bei Zahlungsprozessen und Rückfragen von Geschäftspartnern, die inzwischen ausschließlich elektronisch abrechnen.

Die Ausstellungspflicht folgt einem gestaffelten Zeitplan, der Unternehmen nach Umsatzgröße unterschiedlich viel Vorbereitungszeit einräumt – die folgende Tabelle fasst ihn zusammen.

E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Die Fristen im Überblick

Die folgende Tabelle fasst die Übergangsfristen zur E-Rechnungspflicht ab 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG, Stand: Juli 2026) zusammen – nach Umsatzgröße und Zeitraum sortiert, damit Sie auf einen Blick sehen, welche Regel wann greift.

Dauerhafte Ausnahmen von der Ausstellungspflicht – etwa für Kleinunternehmer oder Kleinbetragsrechnungen – gelten unabhängig von diesen Stichtagen. Mehr dazu im Abschnitt zu den Ausnahmen weiter unten.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit (§ 34a Satz 4 UStDV in der Fassung des Jahressteuergesetzes 2024). Das gilt unabhängig vom Ausstellungs-Zeitplan aus der Tabelle oben – die Befreiung ist keine Übergangsregelung, sondern dauerhaft.

Von der Empfangspflicht sind Kleinunternehmer jedoch nicht ausgenommen: Auch sie müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein Kleinunternehmer darf also weiterhin per Papier oder einfachem PDF abrechnen, muss aber eingehende E-Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern annehmen können.

Welche Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht ab 2027?

Als E-Rechnung zählt jedes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist – in Deutschland vor allem ZUGFeRD (ab Profil BASIC beziehungsweise EN 16931) und XRechnung. Ein reines PDF ohne eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Teil erfüllt die Anforderungen nicht und gilt als „sonstige Rechnung" im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein für Menschen lesbares PDF/A-3B mit eingebettetem XML-Teil. Dabei ist wichtig, dass nicht jedes ZUGFeRD-Profil normkonform ist. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die EN 16931 nicht und zählen daher nicht als E-Rechnung – erst ab Profil BASIC (mit Einschränkungen) und insbesondere in den Profilen EN 16931 und EXTENDED sind die Normanforderungen vollständig erfüllt.

XRechnung ist das reine XML-Format und das Referenzformat für Rechnungen an Behörden (B2G) – hierfür ist eine Leitweg-ID erforderlich. Im B2B-Verkehr zwischen Unternehmen ist XRechnung ein zulässiges, aber kein zwingend vorgeschriebenes Format: Auch ZUGFeRD ab Profil EN 16931 genügt der E-Rechnungspflicht ab 2027. Aktuell gilt XRechnung in der Version 3.0.2 (KoSIT-Bugfix-Release, Stand: Februar 2026); eine Version 4.0 ist für 2026 angekündigt, ändert an den hier beschriebenen Grundregeln aber nichts.

Welche Ausnahmen gibt es von der Ausstellungspflicht?

Auch nach dem 1. Januar 2028 gelten einige dauerhafte Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfreie Umsätze
• Rechnungen an Verbraucher (B2C) – hier bleibt weiterhin die Zustimmung zur elektronischen Rechnung erforderlich
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG (dauerhaft, siehe oben)

Diese Ausnahmen betreffen ausschließlich die Ausstellungspflicht. Für die Empfangspflicht gelten sie nicht gesondert – ein Unternehmen sollte grundsätzlich empfangsbereit bleiben, auch wenn es selbst keine E-Rechnungen ausstellen muss.

Was passiert, wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist?

Nicht jeder Fehler in einer E-Rechnung hat dieselbe Rechtsfolge. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet drei Fehlerklassen: Formatfehler (Verstoß gegen die EN-16931-Syntax), Geschäftsregelfehler (Verstoß gegen Prüf- und Plausibilitätsregeln der Norm) und inhaltliche Fehler (fehlerhafte umsatzsteuerlich relevante Angaben).

Die konkreten Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug unterscheiden sich je nach Fehlerklasse und hängen vom Einzelfall ab. Unternehmen sollten eingehende und ausgehende E-Rechnungen deshalb nicht nur auf technische Validität prüfen (etwa per KoSIT-Validator), sondern auch auf inhaltliche Richtigkeit – ein technisch valider Validator-Durchlauf ist keine Garantie für umsatzsteuerliche Korrektheit.

Wie bereiten sich Unternehmen jetzt am besten auf 2027 vor?

Auch wer sich erst später auf die E-Rechnungspflicht ab 2027 oder 2028 einstellen muss, profitiert von einer frühzeitigen Vorbereitung – die Umstellung betrifft in der Praxis mehr als nur die Rechnungssoftware:

1. Empfangskanäle prüfen: Können eingehende ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien schon heute zuverlässig geöffnet und verarbeitet werden?
2. Ausstellungsformat festlegen: ZUGFeRD (PDF-Hybridformat) oder reines XRechnung-XML – je nach Kundenstruktur und Buchhaltungsprozess.
3. Software rechtzeitig testen: Ein struktureller Testlauf vor dem eigenen Stichtag verhindert Zeitdruck im letzten Quartal davor.
4. Steuerberatung einbinden: Besonders bei Umsätzen nahe der 800.000-Euro-Grenze oder bei gemischten B2B-/B2C-Geschäftsmodellen.
5. Archivierung klären: E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden – ein Ausdruck genügt nicht. FaeBill unterstützt GoBD-orientierte Aufbewahrungsprozesse; die GoBD-Konformität des Gesamtprozesses verantwortet dabei stets das Unternehmen selbst.

Ausblick: Was kommt nach der vollen Ausstellungspflicht 2028?

Über die nationale E-Rechnungspflicht hinaus hat der EU-Rat mit der Richtlinie (EU) 2025/516 (ViDA – VAT in the Digital Age) am 11.03.2025 den Rahmen für ein EU-weites digitales Meldesystem beschlossen: Ab dem 01.07.2030 sollen innergemeinschaftliche B2B-Umsätze verpflichtend strukturiert in Rechnung gestellt und im Rahmen von Digital Reporting Requirements (DRR) gemeldet werden. Die konkrete nationale Umsetzung in Deutschland steht noch aus (Stand: Juli 2026) – ViDA ist EU-rechtlich beschlossen, aber noch keine unmittelbar geltende deutsche Pflicht.

Weiterführende Themen im FaeBill-Blog

Die E-Rechnungspflicht ab 2027 berührt viele Einzelthemen, die den Rahmen dieses Leitfadens sprengen würden – etwa der genaue Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung, die praktische Umsetzung der Empfangspflicht, die Sonderregeln für Kleinunternehmer und Freelancer oder das lesbare Ausdrucken einer E-Rechnung für die eigenen Unterlagen. Weitere Beiträge dazu erscheinen fortlaufend im FaeBill-Blog.

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht 2027

Muss ich als Kleinunternehmer ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV). Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt für Kleinunternehmer aber bereits seit 2025.

Was zählt als Vorjahresumsatz für die 800.000-Euro-Grenze?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026 – nicht der laufende oder geplante Umsatz des Jahres 2027.

Reicht ein normales PDF per E-Mail als E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ohne eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Teil ist eine „sonstige Rechnung" im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG, keine E-Rechnung.

Muss ich als B2G-Lieferant XRechnung nutzen?

Für Rechnungen an Behörden ist XRechnung das Referenzformat; § 4 Abs. 3 E-RechV lässt daneben auch andere EN-16931-konforme Formate zu. Im B2B-Bereich zwischen Unternehmen ist XRechnung zulässig, aber nicht das einzige erlaubte Format – auch ZUGFeRD ab Profil EN 16931 erfüllt die Anforderungen.

Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht ab 2027 verpasse?

Das hängt vom Einzelfall und der jeweiligen Fehlerklasse ab (BMF-Schreiben v. 15.10.2025). Wer sich frühzeitig vorbereitet, vermeidet in der Regel größere Probleme im ersten Quartal nach dem eigenen Stichtag.

Mit FaeBill erstellen Unternehmen ZUGFeRD- und XRechnung-konforme E-Rechnungen direkt im Browser – kostenloser Einstieg ohne Kreditkarte. Erstelle deine erste E-Rechnung kostenlos

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen (BMF-Schreiben v. 15.10.2024) — 2024-10-15
• Bundesministerium der Finanzen (BMF-Schreiben v. 15.10.2025) — 2025-10-15
• gesetze-im-internet.de (§ 27 Abs. 38 UStG) — 2024-03-27
• gesetze-im-internet.de (§§ 33/34/34a UStDV) — 2024-12-05
• EUR-Lex (Richtlinie (EU) 2025/516, ViDA) — 2025-03-11
• KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) — XRechnung-Spezifikation — 2026-02-05

Rechtsstand: 13.07.2026

Hinweis: Keine Steuer- oder Rechtsberatung

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar; er kann eine solche Beratung auch nicht ersetzen. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte. Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltungsauffassung (etwa BMF-Schreiben oder EU-Vorhaben wie ViDA) können sich nach Veröffentlichung ändern. Bitte ziehen Sie für Ihre konkrete Situation eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder eine andere fachkundige Person hinzu.

Stand: 13.07.2026