Polityka prywatności

1. Verantwortlicher und Datenschutz-Kontakt

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die:

Fragen oder Anliegen zum Datenschutz können Sie jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten richten. Einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da für unser Unternehmen nach derzeitiger Rechtslage keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht. Bei Datenschutzfragen wenden Sie sich bitte direkt an uns.

2. Gegenstand dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• die Website von FaeBill (Informationen zur B2B-Plattform, Registrierung, Login-Bereich),
• die Nutzung der FaeBill-Plattform durch registrierte Kunden (Cloud-Software zur Rechnungsverwaltung), und
• die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vertragsbeziehung mit unseren Kunden (B2B).

Sie erklärt, welche Daten wir erheben, zu welchen Zwecken wir sie verwenden, auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt und welche Rechte Ihnen in Bezug auf Ihre Daten zustehen.

3. Kategorien personenbezogener Daten und Verarbeitungszwecke

3.1–3.7: Besuch der Website, Registrierung, Nutzung der Plattform, Zahlungsabwicklung, Kommunikation und Support, Webanalyse (Google Analytics), Cookies und ähnliche Technologien.

4. Weitergabe von Daten an Dritte und Auftragsverarbeiter

• Keine Datenweitergabe an unberechtigte Dritte. Übermittlung erfolgt nur für Vertragserfüllung, gesetzliche Pflicht, oder mit Ihrer Einwilligung (z.B. Stripe, E-Mail-Provider, Google Cloud).
• Wir nutzen ausschließlich sorgfältig ausgewählte und datenschutzrechtlich vertraglich gebundene Auftragsverarbeiter (Google Cloud/Stripe etc.).
• Es findet keine Datenvermarktung, kein Adresshandel statt.

4a. KI-Belegscanner (optionales Zusatzfeature) und Übermittlung an Anthropic (USA)

Nutzen Sie das optionale, kostenpflichtige Zusatzfeature KI-Belegscanner, so verarbeiten wir die von Ihnen hochgeladenen Belegbilder, um daraus automatisiert Angaben wie Lieferant, Betrag, Datum und Steuerbeträge auszulesen und Ihnen als Ausgabendatensatz vorzuschlagen. Zur Bilderkennung setzen wir das KI-Modell „Claude" der Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA (Vertragspartner für die EU: Anthropic Ireland Limited) als unseren Auftragsverarbeiter ein.

Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage: Automatisierte Belegerfassung auf Ihre Veranlassung. Soweit Sie den Belegscanner als Unternehmer nutzen, verarbeiten wir die Belegdaten in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage der gesonderten Auftragsverarbeitungsvereinbarung zum Belegscanner. Für Ihre eigenen Konto-/Nutzungsdaten ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Übermittlung in die USA (Drittland): Die Bilderkennung erfolgt auf Infrastruktur in den USA. Für die USA besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Die Übermittlung wird daher durch die von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Module 2 und 3) nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert, ergänzt um technische und organisatorische Maßnahmen (Transport- und Speicherverschlüsselung, Löschung der übermittelten Daten bei Anthropic binnen 30 Tagen, vertraglicher Ausschluss einer Nutzung Ihrer Daten zum Training der KI-Modelle). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage über info@faebill.com.

Keine sensiblen Belege: Bitte laden Sie keine Belege hoch, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO erkennen lassen (z. B. Belege mit Gesundheitsbezug wie Apotheken- oder Arztrechnungen).

Speicherdauer: Belegbilder, die Sie als Ausgabe buchen, bewahren wir zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, GoBD) auf; nicht gebuchte oder verworfene Belege werden gelöscht. Bei Anthropic werden die übermittelten Daten binnen 30 Tagen gelöscht.

4b. Entfernungsermittlung für Reisekosten (openrouteservice / HeiGIT)

Nutzen Sie die optionale Entfernungsermittlung für die Reisekosten- und Kilometergelderfassung, so übermitteln wir die von Ihnen in die Reisekostenfunktion eingegebenen Start- und Zieladressen (als Adress-Zeichenketten) an die HeiGIT gGmbH, Schloss-Wolfsbrunnenweg 33, 69118 Heidelberg (Dienst „openrouteservice", Datenbasis OpenStreetMap), um daraus die Fahrstrecke in Kilometern zu ermitteln. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich dann, wenn Sie die Berechnung durch Klick auf „Entfernung ermitteln" aktiv auslösen; ohne diesen Klick werden keine Adressdaten an den Dienst übermittelt. Die Nutzung der Entfernungsermittlung ist optional — Sie können die zurückgelegte Strecke jederzeit auch manuell erfassen.

Soweit Sie dabei Ihre eigenen Daten eingeben, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der von Ihnen angeforderten Funktion). Soweit Sie Adressen anderer Personen eingeben — etwa Ihrer Beschäftigten, Ihrer Kunden oder Ihrer Geschäftspartner —, verarbeiten wir diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Ihre Weisung; der Klick auf „Entfernung ermitteln" ist diese Weisung. Verantwortlicher für diese Daten bleiben Sie. Ihnen obliegt es daher auch, die betroffenen Personen nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO über die Übermittlung zu informieren.

Die HeiGIT gGmbH ist hinsichtlich der an sie übermittelten Adressdaten eigenständig Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Sie verarbeitet die Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen, die unter https://heigit.org/privacy-policy/ abrufbar sind und die neben der Diensterbringung auch eigene Zwecke des Anbieters nennen. Auf die Speicherdauer beim Anbieter, auf eine etwaige Protokollierung der Anfragen und auf etwaige weitere Übermittlungen durch den Anbieter haben wir keinen Einfluss und können sie Ihnen gegenüber nicht zusichern. Möchten Sie eine Übermittlung an den Dienst vermeiden, nutzen Sie die Entfernungsermittlung bitte nicht und erfassen die Kilometer manuell.

Bei uns werden die von Ihnen eingegebenen Adressen ausschließlich in Ihrem Reisekosten-Datensatz gespeichert; eine gesonderte Protokollierung der Adressen im Rahmen der Berechnung findet bei uns nicht statt. Für die Kilometerpauschale genügt in der Regel die Angabe von Ort oder Postleitzahl; wir empfehlen Ihnen, nicht mehr Angaben einzugeben, als für Ihren Zweck erforderlich ist.

5. Datenverarbeitung im Auftrag unserer Kunden

FaeBill wird von Unternehmen genutzt, um u.a. personenbezogene Daten von Dritten (z.B. deren Kunden) zu verarbeiten. Verantwortlich hierfür ist jeweils unser Kunde. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung (Auftragsverarbeitung). Wenden Sie sich bei Fragen zur Verarbeitung bitte direkt an das rechnungsstellende Unternehmen.

6. Speicherdauer und Aufbewahrung

Daten werden nur solange gespeichert, wie es zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich und rechtlich zulässig ist. Nach Ende des Vertrags werden Kontodaten grundsätzlich binnen 90 Tagen gelöscht. Daten zur Rechnungsstellung etc. werden nach beidseitiger Erfüllung und Ablauf gesetzlicher Fristen (u.a. HGB/AO, max. 10 Jahre) gelöscht/archiviert. Zahlungsdaten: 6–10 Jahre. Analytics-Daten max. 14 Monate.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (z.B. Landesbeauftragte NRW)

Um eines Ihrer Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns über die oben stehenden Kontaktdaten. Wir werden Ihr Anliegen schnellstmöglich prüfen (spätestens 1 Monat Frist).

8. Datensicherheit

• Verschlüsselte Übertragung (TLS/SSL) und Speicherung sensibler Daten
• Regelmäßige Backups, Zugriffsbeschränkungen, Firewalls
• Nur erforderliche Zugriffsrechte für Mitarbeiter (Need-to-know-Prinzip), alle zur Vertraulichkeit verpflichtet
• Kontinuierliche technologische Anpassung und Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen

Kein System ist absolut sicher – bitte wählen Sie sichere Passwörter und geben Sie diese niemals weiter!

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei technischen oder gesetzlichen Änderungen aktualisiert werden. Die jeweils aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite.
Stan niniejszej polityki: kwiecień 2025.