Am 15.10.2026 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein drittes Anwendungsschreiben zur E-Rechnung veröffentlicht (GZ III C 5 - S 7287-a/00019/021/017) – nach den Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025. Das neue Schreiben beantwortet erneut offene Praxisfragen: zur Leistungsbeschreibung im strukturierten Datensatz, zur Anzahlungsverrechnung in Endrechnungen, zur Abgrenzung technischer und umsatzsteuerlicher Fehler sowie zur Frage, ob eine falsch gewählte Rechnungsform ein Bußgeld auslöst. Für Unternehmen, die ihre E-Rechnungsprozesse auf die kommenden Ausstellungsstufen (§ 27 Abs. 38 UStG, Stand: November 2026) vorbereiten, liefert das Schreiben wichtige Leitplanken.
Drittes Anwendungsschreiben: zeitlicher Kontext
Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist. Bei der Ausstellungspflicht laufen dagegen noch Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG (Stand: November 2026): Bis 31.12.2026 dürfen Unternehmer noch sonstige Rechnungen ausstellen (Papierrechnungen uneingeschränkt, andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers). Bis 31.12.2027 dürfen Unternehmer mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr von höchstens 800.000 € weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen; daneben ist bis zum selben Datum die EDI-Übermittlung mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Ab 01.01.2028 greift die volle Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmer. Das BMF hatte die Anwendung der E-Rechnungspflicht bereits mit den Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025 konkretisiert – unter anderem mit einer Unterscheidung zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und inhaltlichen Fehlern. Das dritte Schreiben vom 15.10.2026 baut darauf auf und schließt weitere, in der Praxis aufgetretene Lücken.
E-Rechnung Leistungsbeschreibung: Was im Datensatz stehen muss
Der praktisch wichtigste Punkt des neuen Schreibens betrifft die E-Rechnung Leistungsbeschreibung. Nach der Klarstellung des BMF muss der strukturierte Datensatz einer E-Rechnung erkennen lassen, welcher Art die abgerechnete Leistung ist, welchen Umfang und Inhalt sie hat und – soweit relevant – wo sie erbracht wurde. Diese Angaben müssen so konkret sein, dass sich daraus die umsatzsteuerliche Einordnung und die Berechtigung zum Vorsteuerabzug nachvollziehen lassen.
Das BMF stellt dabei klar, dass die Leistung nicht erschöpfend beschrieben werden muss – nicht jedes Detail ist im strukturierten Teil nötig. Ergänzende Angaben, etwa Stundennachweise, dürfen in einem eingebetteten Anhang zur E-Rechnung ergänzt werden. Wichtig ist nur, dass die für die steuerliche Prüfung wesentlichen Kernangaben (Art, Umfang, Inhalt, ggf. Ort der Leistung) im strukturierten Teil selbst stehen – nicht ausschließlich in einem unstrukturierten PDF-Anhang. Für Bauleistungen gibt es eine praxisnahe Erleichterung: Im strukturierten Teil reichen die einzelnen Gewerke mit Summen, wenn ergänzend eine eingebettete Anlage mit dem Leistungsverzeichnis und einem eindeutigen Hinweis darauf beigefügt wird.
Für Unternehmen bedeutet das in der Praxis: Positionstexte und Leistungsbeschreibungen in der Rechnungssoftware sollten die Kernangaben zur Leistung enthalten, statt sich allein auf Freitext-Anlagen zu verlassen.
Anzahlungsverrechnung in Endrechnungen: Nichtbeanstandung bis 30. Juni 2030
Ein zweiter Schwerpunkt betrifft Endrechnungen mit Anzahlungsverrechnung. Bei einer Endrechnung müssen bereits erhaltene Anzahlungen nach § 14 Abs. 5 S. 2 UStG abgesetzt werden. Das BMF lässt dafür bis zum 30.06.2030 zwei Varianten als Nichtbeanstandungsregelung zu:
- Die Summe der bereits vereinnahmten Teilentgelte wird im strukturierten Teil über das Feld „Gezahlter Betrag" (BT-113) abgesetzt, und die nach Abschn. 14.8 Abs. 7 und 8 UStAE erforderlichen Details zu den einzelnen Teilentgelten werden im Feld „Rechnungsvermerk" (BT-22) angegeben – beides zusammen, nicht wahlweise.
- Alternativ wird die Verrechnung in einem eingebetteten Anhang dargestellt, der die Anforderungen nach Abschn. 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE erfüllt – vorausgesetzt, der strukturierte Teil der E-Rechnung enthält einen ausdrücklichen Hinweis auf diese Anlage. Diese bereits bestehende Nichtbeanstandungsregelung (zuvor befristet bis 31.12.2027) verlängert das Schreiben vom 15.10.2026 bis zum 30.06.2030.
Wichtig zur Einordnung: Die Erleichterung betrifft ausschließlich die technische Darstellung der Anzahlungsverrechnung. Die Pflicht, die Endrechnung selbst als E-Rechnung auszustellen, bleibt davon unberührt.
Ergänzend stellt das Schreiben klar, dass Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der jeweils maßgeblichen Ausstellungspflicht ausgestellt wurden, nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden müssen.
Technischer oder umsatzsteuerlicher Fehler? Das BMF differenziert
Das Schreiben präzisiert zudem die seit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 bekannte Fehlerklassifikation. Ein Formatfehler – die E-Rechnung ist technisch nicht verarbeitbar oder entspricht nicht dem vorgeschriebenen Format – bedeutet, dass gar keine E-Rechnung im Rechtssinne vorliegt. Ein Geschäftsregelfehler dagegen, der kein Formatfehler ist, lässt die Rechnung umsatzsteuerlich grundsätzlich eine E-Rechnung bleiben, auch wenn sie technisch nicht mehr vollständig den Vorgaben der EN 16931 entspricht. Zu einem inhaltlichen Fehler wird ein solcher Mangel erst, wenn er eine Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG betrifft. Für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug ist also nicht die rein technische Einordnung entscheidend, sondern ob die Rechnung verarbeitbar bleibt und die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig und inhaltlich richtig enthält.
Sonstige Rechnung statt E-Rechnung: Was zu Bußgeldern gilt
Das BMF stellt in dem Schreiben vom 15.10.2026 ausdrücklich klar, dass das Ausstellen einer sonstigen Rechnung statt der eigentlich vorgeschriebenen E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG darstellt.
Das ändert nichts an der Rechtslage im Übrigen: Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bleibt unverändert bestehen, und eine sonstige Rechnung gilt weiterhin nicht als ordnungsgemäß im Sinne der E-Rechnungspflicht. Das kann sich insbesondere beim Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers auswirken, solange die Rechnung nicht berichtigt wurde.
Boni-, Skonto- und Rabattvereinbarungen: Pragmatischer Nachweis genügt
Für im Voraus vereinbarte Boni, Skonti und Rabatte, deren Höhe bei Rechnungsstellung noch nicht feststeht, bringt das Schreiben eine praxisnahe Erleichterung: Ein allgemeiner Hinweis in der E-Rechnung auf die zugrunde liegende schriftliche Vereinbarung genügt, sofern diese Unterlagen als Teil der Aufzeichnungen nach § 22 UStG kurzfristig vorgelegt und nachvollziehbar geprüft werden können. Für den Hinweis auf Skonto-Zahlungsbedingungen bietet sich das Feld „Zahlungsbedingungen" (BT-20) an. Ändert sich eine solche Boni-, Skonto- oder Rabattvereinbarung nachträglich, muss die ursprüngliche E-Rechnung dafür nicht korrigiert werden. Bereits bei Rechnungsstellung feststehende Rabatte – etwa Positionsrabatte oder Dokumentenabschläge, die ohnehin im Entgelt berücksichtigt sind – fallen nicht unter diese Erleichterung.
Übergangsregelung bis 31. Dezember 2026
Beim 31.12.2026 laufen zwei unterschiedliche Fristen aus, die nicht verwechselt werden sollten: Zum einen endet an diesem Tag die allgemeine Übergangsfrist nach § 27 Abs. 38 UStG, nach der noch alle Unternehmer sonstige Rechnungen ausstellen dürfen (s. o.). Zum anderen gilt eine eigene Anwendungsregelung aus dem Schreiben vom 15.10.2026: E-Rechnungen, die bis zum 31.12.2026 ausgestellt werden und den Vorgaben der Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025 entsprechen, aber noch nicht die zusätzlichen Anforderungen des Schreibens vom 15.10.2026 – etwa die vertiefte Leistungsbeschreibung – erfüllen, werden nicht beanstandet. Das gilt ausdrücklich auch für den Vorsteuerabzug und unabhängig davon, wann eine solche Rechnung später geprüft wird. Ab dem 01.01.2027 sollten die neuen Anforderungen an die Leistungsbeschreibung bei neu ausgestellten E-Rechnungen vollständig umgesetzt sein.
Was Unternehmen jetzt prüfen sollten
Unternehmen, die E-Rechnungen ausstellen oder sich auf die kommenden Ausstellungsstufen vorbereiten, sollten vor diesem Hintergrund insbesondere:
- die in der Rechnungssoftware gepflegten Positions- und Leistungsbeschreibungen auf die vom BMF geforderten Kernangaben (Art, Umfang, Inhalt, ggf. Ort der Leistung) prüfen,
- bei Endrechnungen mit Anzahlungsverrechnung eine der beiden vom BMF beschriebenen Varianten (BT-113/BT-22 im strukturierten Teil oder ein eingebetteter Anhang mit ausdrücklichem Hinweis) nachvollziehbar umsetzen,
- Boni-, Skonto- und Rabattvereinbarungen schriftlich und kurzfristig abrufbar vorhalten,
- die Übergangsfrist bis 31.12.2026 nutzen, um bestehende E-Rechnungsprozesse an die neuen Anforderungen anzupassen.
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Häufige Fragen zum dritten BMF-Schreiben zur E-Rechnung
Ist das dritte BMF-Schreiben bereits das letzte Anwendungsschreiben zur E-Rechnung?
Das lässt sich nicht pauschal sagen. Bereits zwischen dem ersten Schreiben (15.10.2024) und dem zweiten (15.10.2025) sowie zwischen dem zweiten und dritten (15.10.2026) lag jeweils ein Jahr. Weitere Klarstellungen – etwa im Zuge der fortschreitenden Ausstellungsstufen 2027/2028 oder der EU-weiten ViDA-Initiative (Richtlinie (EU) 2025/516: EU-Recht beschlossen, nationale Umsetzung in Deutschland offen, Stichtag für innergemeinschaftliche Digital Reporting Requirements 01.07.2030) – sind nicht ausgeschlossen.
Muss ich meine Rechnungssoftware wegen der neuen Vorgaben zur Leistungsbeschreibung umstellen?
Das hängt von der jeweils verwendeten Software ab. Wichtig ist, dass die Kernangaben zur Leistung im strukturierten Teil der E-Rechnung erfasst werden. Bis 31.12.2026 gilt insoweit eine Nichtbeanstandungsregelung für E-Rechnungen nach den älteren Vorgaben.
Gilt die Nichtbeanstandung bei der Anzahlungsverrechnung bis 2030 automatisch?
Es handelt sich um eine allgemeine Nichtbeanstandungsregelung bis 30.06.2030 und nicht um eine individuell zu beantragende Ausnahme – sofern die jeweiligen Voraussetzungen (siehe oben: vollständige BT-113/BT-22-Angabe oder eingebetteter Anhang mit ausdrücklichem Hinweis) erfüllt sind. Sie betrifft ausschließlich die Darstellung der Anzahlungsverrechnung in der Endrechnung – nicht die Pflicht, die Endrechnung selbst als E-Rechnung auszustellen.
Droht ein Bußgeld, wenn statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt wird?
Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026 stellt dies keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG dar. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bleibt davon aber unberührt, und eine sonstige Rechnung gilt bei bestehender Pflicht weiterhin nicht als ordnungsgemäß – mit möglichen Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug des Empfängers, bis die Rechnung berichtigt wird.
Quellen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026, GZ III C 5 - S 7287-a/00019/021/017 (Index Bundesministerium der Finanzen) — 2026-10-15
- IHK Hannover — 2026-10-26
- § 14 UStG (gesetze-im-internet.de) — 2026-11-02
- § 26a UStG (gesetze-im-internet.de) — 2026-11-02
Rechtsstand: 02.11.2026
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Stand: 02.11.2026