ZUGFeRD-Eingangsrechnungen empfangen und verarbeiten: Was KMU 2026 beachten müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Grundregel für alle Unternehmer: Wer eine E-Rechnung erhält, muss diese annehmen und verarbeiten können — ohne wenn und aber, ohne Übergangsfrist. Das betrifft nicht nur Großkonzerne oder Softwareentwickler. Es betrifft jeden Handwerker, jeden Freelancer, jede GmbH und jede GbR, die im B2B-Bereich tätig ist. Und es betrifft insbesondere eingehende Rechnungen im ZUGFeRD-Format.

Wer heute noch glaubt, ein normales E-Mail-PDF zu erhalten und dieses einfach auszudrucken und abzuheften, riskiert GoBD-Verstöße und unter Umständen den Verlust des Vorsteuerabzugs. Dieser Artikel erklärt, was ZUGFeRD-Eingangsrechnungen sind, welche Pflichten für Sie gelten und wie Sie den Empfang und die Verarbeitung rechtssicher organisieren.

Was ist eine ZUGFeRD-Eingangsrechnung?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich um ein Hybridformat: Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick wie ein ganz normales PDF aus — sie kann geöffnet, ausgedruckt und gelesen werden. Unsichtbar für das Auge enthält sie jedoch einen strukturierten XML-Teil, der maschinenlesbare Rechnungsdaten nach dem europäischen Standard EN 16931 enthält.

Dieser eingebettete XML-Teil ist entscheidend: Er ist das rechtlich führende Dokument. Bei Abweichungen zwischen dem lesbaren PDF und dem XML-Inhalt gilt nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 ausschließlich der Inhalt des XML (Stand: Juni 2026). Das PDF dient lediglich als visuelle Darstellung für den Menschen.

Eine ZUGFeRD-Eingangsrechnung ist schlicht eine ZUGFeRD-Rechnung, die Sie als Rechnungsempfänger erhalten — etwa von einem Lieferanten, Dienstleister oder einem anderen Geschäftspartner.

Woran erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD-Rechnungen werden häufig ganz normal per E-Mail als PDF-Anhang übermittelt. Äußerlich sind sie kaum von einem „normalen" PDF zu unterscheiden. Hinweise auf eine ZUGFeRD-Rechnung können sein:

• Ein Hinweis im PDF selbst (z. B. „Diese Rechnung enthält einen strukturierten XML-Datenteil nach ZUGFeRD 2.x")
• Eine eingebettete XML-Datei (bei Öffnung im Adobe Acrobat unter „Anlagen" sichtbar)
• Ein expliziter Hinweis des Ausstellers im Begleit-E-Mail

In der Praxis werden viele Empfänger ZUGFeRD-Rechnungen erhalten, ohne es zunächst zu bemerken — denn das PDF sieht wie jedes andere aus.

Empfangspflicht seit 01.01.2025: Was gilt für Sie?

Mit dem Wachstumschancengesetz und der Neufassung des § 14 Abs. 1 UStG gilt seit dem 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. (Stand: Juni 2026)

Das bedeutet konkret:

• Keine Übergangsfrist für den Empfang — anders als bei der Ausstellungspflicht (die gestaffelt bis 2028 eingeführt wird)
• Keine Ausnahmen für bestimmte Unternehmensgrößen
• Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nicht ausgenommen: Sie sind zwar dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit (§ 34a S. 4 UStDV i.d.F. JStG 2024), müssen aber E-Rechnungen empfangen* können
• Keine Zustimmung des Empfängers erforderlich — der Aussteller darf eine E-Rechnung senden, ohne vorher Ihre Einwilligung einzuholen

Die Empfangspflicht gilt für alle B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. B2C-Transaktionen und Rechnungen an Verbraucher sind davon nicht betroffen.

Was bedeutet „empfangen können"?

Das Gesetz stellt keine konkreten technischen Anforderungen an das Empfangssystem. Es genügt, wenn Sie:

1. eine E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erhalten können (z. B. per E-Mail),
2. sie so speichern und aufbewahren, dass das strukturierte Originalformat (der XML-Teil) erhalten bleibt,
3. und die Rechnung GoBD-konform archivieren.

Ein bloßes Ausdrucken und Abheften genügt ausdrücklich nicht — dazu mehr im Abschnitt zur Aufbewahrungspflicht.

Welche ZUGFeRD-Profile sind echte E-Rechnungen?

Nicht jede ZUGFeRD-Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 stellt klar: Nur ZUGFeRD-Profile, die die europäische Norm EN 16931 erfüllen, gelten als E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 S. 3–6 UStG (Stand: Juni 2026).

Die folgende Übersicht zeigt, welche Profile geeignet sind (Stand: Juni 2026, Quelle: BMF-Schreiben v. 15.10.2024):

Für die Praxis bedeutet das: Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil MINIMUM oder BASIC WL erhalten, handelt es sich rechtlich um eine sonstige Rechnung* — nicht um eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Der Aussteller dieser Rechnung erfüllt damit (ab den jeweiligen Ausstellungsfristen) nicht seine E-Rechnungspflicht.

Manuelle vs. automatische Verarbeitung von ZUGFeRD Eingangsrechnungen

In vielen KMU läuft die Eingangsrechnungsverarbeitung noch manuell ab: PDF-Anhang öffnen, Daten ablesen, manuell in die Buchhaltungssoftware eintippen, Datei irgendwo speichern. Dieses Vorgehen hat mehrere Schwachstellen.

Probleme der manuellen Verarbeitung

Fehlerquellen: Manuelles Abtippen von Beträgen, Rechnungsnummern und Steuersätzen ist fehleranfällig. Tippfehler können zu falschen Buchungen führen.

GoBD-Risiko: Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF empfangen und nur das PDF (ohne den eingebetteten XML-Teil) speichern, verstoßen Sie gegen die GoBD. Das strukturierte Originalformat muss erhalten bleiben.

Kein Mehrwert aus den Strukturdaten: Die ZUGFeRD-Rechnung enthält bereits alle relevanten Daten maschinenlesbar. Wer manuell abtippt, verschenkt diesen Vorteil komplett.

Suchbarkeit und Nachvollziehbarkeit: Dokumente, die nur als PDF ohne Metadaten abgelegt werden, sind schwer zu durchsuchen, filtern und revisionssicher nachzuweisen.

Vorteile automatischer Verarbeitung

Die Alternative ist das automatische Parsen des XML-Teils: Ein geeignetes Tool extrahiert aus dem ZUGFeRD-PDF die Strukturdaten (Aussteller, Betrag, Steuerkennzeichen, Rechnungsnummer, Leistungsdatum usw.) und stellt sie direkt zur Weiterverarbeitung bereit.

Das spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass der XML-Teil tatsächlich ausgelesen und geprüft wird — statt nur auf dem Bildschirm zu stehen und im Ausdruck zu landen.

GoBD und Aufbewahrungspflicht: Das müssen Sie wissen

8 Jahre Aufbewahrungspflicht für Rechnungen

Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) gilt: Rechnungen und Buchungsbelege sind 8 Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG i.V.m. § 147 Abs. 3 AO n.F., Stand: Juni 2026). Die frühere 10-Jahres-Frist gilt weiterhin für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen — nicht jedoch für Rechnungsbelege.

Originalformat ist Pflicht

Die GoBD stellen klar: E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden. Das bedeutet für ZUGFeRD-Rechnungen konkret:

• Die ZUGFeRD-PDF-Datei mit dem eingebetteten XML muss als Originaldatei erhalten bleiben
• Ein Ausdruck ersetzt das digitale Original nicht
• Ein Screenshot oder ein Bildscan der Rechnung genügt ebenfalls nicht

Das Speichern auf einem lokalen Laufwerk oder in einem E-Mail-Postfach kann technisch ausreichend sein — vorausgesetzt, die Datei wird unverändert und unveränderbar abgelegt und ist über den gesamten Aufbewahrungszeitraum abrufbar. In der Praxis empfiehlt sich ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein Archivsystem, das diese Anforderungen erfüllt.

Fehlende Pflichtangaben und Fehlerklassifikation

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 hat eine dreistufige Fehlerklassifikation eingeführt: E-Rechnungen können Formatfehler, fehlende Pflichtangaben oder inhaltliche Fehler aufweisen — mit jeweils unterschiedlichen Rechtsfolgen für den Vorsteuerabzug (Stand: Juni 2026). Auch Korrekturen zu E-Rechnungen müssen selbst als E-Rechnung ausgestellt werden, mit eindeutigem Verweis auf die ursprüngliche Rechnung.

Wer eingehende ZUGFeRD-Rechnungen automatisch ausließt, kann solche Fehler frühzeitig erkennen und — wenn nötig — beim Aussteller nachfragen.

Mit FaeBill ZUGFeRD-Eingangsrechnungen automatisch parsen

FaeBill unterstützt die automatische Verarbeitung von ZUGFeRD-Eingangsrechnungen: Laden Sie eine ZUGFeRD-PDF-Datei hoch, und das System extrahiert automatisch den eingebetteten XML-Teil und stellt Ihnen die Rechnungsdaten strukturiert dar.

Diese Funktion ist über den Bereich Eingangsrechnungen in der App erreichbar (app.faebill.com, nur im Premium-Tarif verfügbar). Das System:

• extrahiert den XML-Teil aus dem ZUGFeRD-PDF,
• zeigt Ihnen alle relevanten Felder strukturiert an (Aussteller, Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer, Leistungsdatum usw.),
• speichert die strukturierten Daten in Ihrem Konto — ohne den PDF-Blob selbst dauerhaft zu halten.

Wichtiger Hinweis zur Archivierung: FaeBill ist kein DMS und kein Archiv. Für die revisionssichere 8-jährige Aufbewahrung im GoBD-Sinne benötigen Sie ein geeignetes Archivsystem. FaeBill unterstützt GoBD-konforme Aufbewahrungsprozesse; die Verantwortung für den Gesamtprozess liegt beim Anwender.

Neugierig? Testen Sie die Funktion kostenlos unter app.faebill.com/register — der Einstieg ist ohne Kreditkarte möglich. Preise und Tarifdetails finden Sie auf faebill.com.

Häufige Fragen zu ZUGFeRD-Eingangsrechnungen

Muss ich auch als Kleinunternehmer ZUGFeRD-Eingangsrechnungen empfangen können?

Ja. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind zwar dauerhaft von der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen befreit (§ 34a S. 4 UStDV i.d.F. JStG 2024), aber nicht von der Empfangspflicht. Diese gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer ohne Ausnahme.

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung ausdrucken und den Ausdruck aufbewahren?

Nein. Die GoBD und § 14b UStG verpflichten zur Aufbewahrung von E-Rechnungen im strukturierten Originalformat (Stand: Juni 2026). Ein Ausdruck ersetzt das digitale Original nicht und erfüllt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nicht.

Darf ein Lieferant mir eine ZUGFeRD-Rechnung ohne mein Einverständnis schicken?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 darf jeder inländische Unternehmer ohne vorherige Zustimmung des Empfängers eine E-Rechnung ausstellen und übermitteln. Die frühere Regelung, dass eine elektronische Rechnung der Zustimmung des Empfängers bedurfte, gilt für E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG n.F. (ZUGFeRD, XRechnung) nicht mehr (Stand: Juni 2026).

Was passiert, wenn ich eingehende ZUGFeRD-Rechnungen nicht korrekt verarbeite?

Fehler bei der Verarbeitung oder Archivierung von E-Rechnungen können unterschiedliche Konsequenzen haben. Werden Rechnungen nicht im Originalformat aufbewahrt, riskieren Sie GoBD-Verstöße, die im Fall einer Betriebsprüfung zur Verwerfung der Buchführung führen können. Außerdem kann es zu Schwierigkeiten beim Vorsteuerabzug kommen, wenn Pflichtangaben (z. B. korrekte Steuernummer des Ausstellers) fehlen oder nicht nachgewiesen werden können.

Wie lange muss ich ZUGFeRD-Eingangsrechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) 8 Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO n.F., Stand: Juni 2026). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen per E-Mail erhalten, oder brauche ich ein spezielles Portal?

E-Rechnungen dürfen in Deutschland (B2B) per E-Mail übermittelt werden — ein staatliches Meldesystem oder Portal ist für die nationale B2B-Übermittlung derzeit nicht vorgeschrieben (Stand: Juni 2026). Die ViDA-Richtlinie (EU) 2025/516 wurde am 11.03.2025 vom EU-Rat verabschiedet (EU-Recht beschlossen, nationale Umsetzung in Deutschland offen, Stichtag innergemeinschaftliche E-Rechnung + DRR: 01.07.2030). Sie sieht verpflichtende strukturierte E-Rechnungen und Digital Reporting Requirements (DRR) für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze vor — die konkrete nationale Umsetzung für Deutschland steht noch aus (Stand: Juni 2026).

Quellen

• gesetze-im-internet.de — 2026-06-29
• gesetze-im-internet.de — 2026-06-29
• gesetze-im-internet.de — 2026-06-29
• gesetze-im-internet.de — 2026-06-29
• gesetze-im-internet.de — 2026-06-29
• Bundesministerium der Finanzen — 2024-10-15
• Bundesministerium der Finanzen — 2025-10-15
• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) — 2026-06-29

Rechtsstand: 29.06.2026

Hinweis: Keine Steuer- oder Rechtsberatung

Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar; er kann eine solche Beratung auch nicht ersetzen. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte. Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltungsauffassung (etwa BMF-Schreiben oder EU-Vorhaben wie ViDA) können sich nach Veröffentlichung ändern. Bitte ziehen Sie für Ihre konkrete Situation eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder eine andere fachkundige Person hinzu.

Stand: 29.06.2026