Königswinter, im Juli 2026 – Millionen kleiner deutscher Unternehmen unterschätzen nach wie vor eine gesetzliche Pflicht, die sie längst betrifft: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische B2B-Betrieb elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können – vom Handwerksbetrieb über die Freelancerin bis zum Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ab dem 1. Januar 2027 folgt die nächste Stufe: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ihre B2B-Rechnungen dann auch selbst als E-Rechnung ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Ausstellungspflicht für praktisch alle inländischen B2B-Unternehmer – mit Ausnahme dauerhaft befreiter Fälle wie Kleinunternehmer nach § 19 UStG sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt diese Anforderung ausdrücklich nicht.
Für große Unternehmen mit eigener IT-Abteilung ist das ein Projekt. Für die vielen Solo-Selbständigen und Kleinbetriebe in Deutschland ist es vor allem eine Quelle von Unsicherheit: Was ist überhaupt eine „echte“ E-Rechnung? Reicht mein bisheriges Programm? Und muss ich jetzt eine teure Buchhaltungssoftware abonnieren, nur um vier Rechnungen im Monat zu schreiben?
Der Kern des Problems: Die Empfangspflicht wird übersehen
Die öffentliche Aufmerksamkeit richtet sich fast ausschließlich auf die Versandpflicht ab 2027. Dabei ist die Empfangspflicht seit 2025 der Punkt, an dem die meisten Kleinunternehmen bereits heute nicht regelkonform aufgestellt sind. Wer eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung erhält, muss sie strukturiert einlesen, prüfen und aufbewahren können – nicht nur als PDF ausdrucken. Genau hier entsteht in der Praxis der erste Handlungsdruck, lange bevor die eigene Ausstellungspflicht greift. Wichtig gerade für die kleinste Zielgruppe: Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit – die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 gilt für sie jedoch uneingeschränkt.
Die Lösung muss zur Betriebsgröße passen
„Die eigentliche Hürde ist nicht die Technik, sondern die Angst, etwas falsch zu machen – und die Vorstellung, dafür ein teures Abo abschließen zu müssen“, sagt Daniel Eich, Gründer von FaeBill. „Die meisten Kleinunternehmer wollen keine Buchhaltungssoftware lernen. Sie wollen eine korrekte Rechnung schreiben und sicher sein, dass das Format stimmt. 2027 klingt weit weg, aber die Empfangspflicht gilt schon heute. Wer jetzt handelt, macht aus einer gesetzlichen Pflicht eine Fünf-Minuten-Sache.“
FaeBill ist eine in Deutschland entwickelte Software, mit der Selbständige und kleine Betriebe E-Rechnungen in den anerkannten Formaten ZUGFeRD und XRechnung erstellen, empfangen und direkt aus der Anwendung per E-Mail an ihre Kunden versenden. Eingehende E-Rechnungen werden strukturiert eingelesen und für eine GoBD-orientierte Aufbewahrung bereitgestellt. Der Einstiegstarif ist kostenlos und erlaubt vier Rechnungen pro Monat; der Professional-Tarif kostet 9,99 Euro im Monat oder 99,90 Euro im Jahr. Die Software wird in Deutschland entwickelt, die Daten werden auf Servern in Deutschland (Standort Frankfurt) verarbeitet.
Für die praktische Umstellung nennt der Anbieter drei Schritte, die auch ohne Steuer- oder IT-Kenntnisse funktionieren: erstens prüfen, ob eingehende E-Rechnungen bereits gelesen werden können; zweitens die eigenen Stammdaten – die Rechnungsangaben nach § 14 UStG – einmalig hinterlegen; drittens die erste E-Rechnung im korrekten Format testen, idealerweise vor dem gesetzlichen Stichtag, nicht danach.
Einordnung
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes und dient mittelfristig auch der Vorbereitung auf das EU-weite Meldesystem ViDA („VAT in the Digital Age“). Für kleine Unternehmen bedeutet sie kurzfristig Mehraufwand, langfristig aber weniger manuelle Erfassung, schnellere Zahlungen und eine sauberere Übergabe an die Steuerkanzlei.
Über FaeBill
FaeBill ist eine E-Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für deutsche Kleinunternehmen, Freelancer und kleine Betriebe. Sie ermöglicht das Erstellen, Empfangen und den E-Mail-Versand von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung sowie deren Bereitstellung für eine GoBD-orientierte Aufbewahrung. FaeBill wird in Deutschland entwickelt, die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland (Standort Frankfurt). Ein kostenloser Starter-Tarif mit vier Rechnungen pro Monat ermöglicht den Einstieg ohne Kosten; der Professional-Tarif kostet 9,99 Euro pro Monat beziehungsweise 99,90 Euro pro Jahr. Betreiber ist die Halo Handelsgesellschaft mbH, Königswinter.
Mehr Informationen: https://faebill.com
