ZUGFeRD 2.5: Was das neue Release für Ihre E-Rechnungen bedeutet

ZUGFeRD 2.5 ist veröffentlicht – ein Überblick

Am 10. Juni 2026 hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit der französischen Partnerorganisation FNFE-MPE die neue Version ZUGFeRD 2.5 veröffentlicht (Stand: August 2026). Am 4. August 2026 folgte mit ZUGFeRD 2.5.2 eine Korrekturversion, die Inkonsistenzen in den EXTENDED-Erweiterungen behebt; sie gilt ab dem 1. September 2026. Für Unternehmen, die ZUGFeRD-Rechnungen erstellen oder empfangen, stellt sich damit eine praktische Frage: Muss ich jetzt etwas ändern?

Die kurze Antwort: Für die meisten Anwender, die im B2B-Bereich das Profil EN 16931 nutzen oder für B2G-Rechnungen das Profil XRECHNUNG einsetzen, ändert sich unmittelbar wenig. Trotzdem lohnt sich ein genauer Blick, denn ZUGFeRD 2.5 ist der erste Schritt einer größeren Weiterentwicklung, die auch die kommende Version XRechnung 4.0 betrifft.

Was ist inhaltlich neu an ZUGFeRD 2.5?

Nach Angaben des FeRD bringt ZUGFeRD 2.5 vor allem zwei Änderungen:

• Aktualisierte Codelisten und Validierungsartefakte, angepasst an die aktuelle Fassung der europäischen Norm EN 16931.
• Neue Elemente im Profil EXTENDED, die bereits Teil des überarbeiteten Datenmodells der kommenden CEN-Norm EN 16931-1 sind.

Das FeRD verfolgt dabei erklärtermaßen das Ziel, künftig halbjährlich zur turnusmäßigen Aktualisierung der EN-16931-Codelisten eine passende ZUGFeRD-Version nachzuziehen. ZUGFeRD 2.5 ist damit auch als Pflege-Release zu verstehen, das den Standard an die Normentwicklung ankoppelt.

Wichtig für die Einordnung: Die neuen Erweiterungen betreffen laut FeRD ausdrücklich das Profil EXTENDED – also das Profil, das über die Kernanforderungen der EN 16931 hinausgeht und branchenspezifische Zusatzfelder erlaubt. Für die reguläre B2B-Rechnungsstellung (Profile BASIC und EN 16931) sowie für B2G-Rechnungen (Profil XRECHNUNG) sind aus den bisher veröffentlichten Informationen keine strukturellen Pflichtänderungen ersichtlich.

Warum das Release in zwei Etappen kam

Ursprünglich war die Veröffentlichung von ZUGFeRD 2.5 und der französischen Schwesterversion Factur-X 1.09 bereits für den 20. Mai 2026 angekündigt. FeRD und FNFE-MPE verschoben den Termin und teilten das Release in zwei Etappen auf:

1. Etappe 1 (10. Juni 2026): die verpflichtende Aktualisierung der Codelisten sowie Anforderungen, die für das französische B2B-Mandat relevant sind.
2. Etappe 2 (Termin noch offen): die geplante Unterstützung von Bruttorechnungen sowie voraussichtlich weitere Funktionen aus der überarbeiteten Fassung der EN 16931.

Als Grund für die Verzögerung nannten die Standardisierungsorganisationen zusätzliche Anforderungen, die aus der anstehenden Überarbeitung der europäischen Norm EN 16931 resultieren und einen erweiterten Test- und Qualitätssicherungsaufwand nötig machten. Ein festes Datum für die zweite Etappe war zum Zeitpunkt dieses Beitrags noch nicht bekannt; FeRD nennt den Herbst 2026 als voraussichtlichen Zeitraum (Stand: August 2026).

Rückwärtskompatibilität: Was passiert mit älteren ZUGFeRD-Versionen?

Ein häufiges Missverständnis: Ein neues Release bedeutet nicht, dass ältere ZUGFeRD-Rechnungen ungültig werden. Frühere Versionen wie ZUGFeRD 2.1 oder 2.2 bleiben technisch les- und verarbeitbar; Rechnungsprogramme und Buchhaltungssysteme unterstützen in der Regel mehrere Versionen parallel. Für die rechtliche Einordnung als E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 S. 3–6 UStG (Stand: August 2026) bleibt entscheidend, welches Profil verwendet wurde – nicht die genaue Versionsnummer.

Zur Erinnerung: Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 erfüllen nur die Profile BASIC (eingeschränkt), EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG die Anforderungen der EN 16931 und gelten damit als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG (Stand: August 2026). Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen diese Anforderungen NICHT, unabhängig von der ZUGFeRD-Versionsnummer.

Was bedeutet ZUGFeRD 2.5 für FaeBill-Nutzer?

FaeBill erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931 sowie XRechnung im Format CII/UBL (XRechnung 3.x). Da sich die inhaltlichen Neuerungen von ZUGFeRD 2.5 laut FeRD schwerpunktmäßig auf das Profil EXTENDED und auf halbjährliche Codelisten-Pflege beziehen, ergibt sich für Anwender dieser Profile aus dem aktuellen Release keine unmittelbare Handlungspflicht. Die Formaterzeugung liegt zentral im Backend; Anpassungen an geänderte Pflichtfelder oder Validierungsregeln erfolgen dort und nicht in jeder Nutzerinstallation.

Für Unternehmen, die ZUGFeRD-Rechnungen aus anderen Systemen empfangen, gilt: Die Empfangspflicht für E-Rechnungen besteht bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer nach § 14 Abs. 1 S. 3–6 UStG i. V. m. § 27 Abs. 38 UStG (Stand: August 2026), unabhängig von der ZUGFeRD-Versionsnummer des Absenders. Ein ZUGFeRD-2.5-Dokument im Profil EN 16931 lässt sich technisch genauso empfangen und auswerten wie ein Dokument im Profil EN 16931 einer älteren Version.

Ausblick: XRechnung 4.0 und die zweite ZUGFeRD-2.5-Stufe

ZUGFeRD 2.5 steht nicht isoliert da. Nach Angaben der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) wird die europäische Norm in einer überarbeiteten Fassung EN 16931-1:2026 veröffentlicht. Darauf aufbauend ist eine grundlegend überarbeitete XRechnung 4.0 angekündigt, die unter anderem die bisher starre Beziehung „eine Bestellung – eine Lieferung – eine Rechnung“ auflösen und damit erstmals Sammelrechnungen über mehrere Bestellungen hinweg ermöglichen soll. Eine Vorabversion der Spezifikation soll zeitnah bereitgestellt werden – ausdrücklich noch nicht für den produktiven Einsatz, sondern zur frühzeitigen Information der Anwender.

Für die Praxis heißt das in Bezug auf Formatversionen: 2026 ist ein Jahr der Standard-Vorbereitung, nicht der plötzlichen Versions-Pflichtumstellung. Wer heute ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder XRechnung 3.x einsetzt, muss weder auf ZUGFeRD 2.5 noch auf eine künftige XRechnung 4.0 überstürzt reagieren. Diese Entwarnung betrifft ausschließlich die Formatversion – die gesetzliche Ausstellungspflicht nach § 27 Abs. 38 UStG (Stand: August 2026) läuft unabhängig davon in festen Stufen weiter: Bis 31.12.2026 dürfen alle inländischen B2B-Unternehmer noch sonstige Rechnungen ausstellen (Papier; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers); bis 31.12.2027 gilt das noch für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 € im Jahr 2026; ab 01.01.2028 besteht die volle Ausstellungspflicht für alle B2B-Unternehmer im Inland. Maßgeblich für die Stufe zum 01.01.2027 ist also nicht der Umsatz eines beliebigen früheren Jahres, sondern konkret der Gesamtumsatz des Jahres 2026: Wer diese Schwelle im Jahr 2026 überschreitet, muss grundsätzlich ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen – unabhängig von ZUGFeRD 2.5 (zum EDI-Sonderweg nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG siehe unten).

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

• Kein Versionswechsel-Zwang durch ZUGFeRD 2.5: Die aktuellen Änderungen betreffen in erster Linie das Profil EXTENDED und die Codelisten-Pflege, nicht die Kernpflichten der EN 16931.
• Ausstellungsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG im Blick behalten: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz über 800.000 € im Jahr 2026 müssen grundsätzlich ab 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen; für Rechnungen, die per EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers übermittelt werden, gilt die Übergangsfrist nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG bis 31.12.2027 (Stand: August 2026) – unabhängig vom hier beschriebenen Formatrelease.
• Empfangsfähigkeit sicherstellen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können (§ 14 Abs. 1 S. 3–6 UStG, Stand: August 2026) – dies gilt unabhängig von der jeweiligen ZUGFeRD- oder XRechnung-Versionsnummer.
• Software-Update-Fähigkeit prüfen: Wer eine Lösung nutzt, die Formatänderungen automatisch nachzieht, muss Versionswechsel wie ZUGFeRD 2.5 nicht selbst technisch umsetzen.
• Zweite Etappe im Blick behalten: Sobald FeRD einen festen Termin für die Bruttorechnungs-Funktion der zweiten ZUGFeRD-2.5-Etappe nennt, lohnt sich für betroffene Unternehmen eine erneute Prüfung der eingesetzten Formatversionen.
• XRechnung 4.0 als mittelfristiges Thema einplanen: Eine Vorabversion wird angekündigt – konkrete Umstellungsschritte sind aber erst nach Veröffentlichung einer produktiven Fassung sinnvoll.

Mit FaeBill lassen sich ZUGFeRD- und XRechnung-Dokumente direkt im Browser erstellen; das Backend erzeugt das EN-16931-konforme XML. Wer den Umstieg auf strukturierte E-Rechnungen noch nicht vollzogen hat, kann sich kostenlos registrieren und die ersten Rechnungen im Freemium-Modell erstellen.

Häufige Fragen zu ZUGFeRD 2.5

Muss ich meine Rechnungssoftware wegen ZUGFeRD 2.5 sofort umstellen?

Nein. Die Neuerungen von ZUGFeRD 2.5 betreffen laut FeRD in erster Linie das Profil EXTENDED und die turnusmäßige Codelisten-Pflege. Für die Profile BASIC, EN 16931 und XRECHNUNG besteht aus dem aktuellen Release keine unmittelbare Handlungspflicht.

Werden ältere ZUGFeRD-Rechnungen durch das neue Release ungültig?

Nein. Bereits ausgestellte ZUGFeRD-Rechnungen früherer Versionen bleiben gültig und les- sowie verarbeitbar. Entscheidend für die rechtliche Einordnung als E-Rechnung ist das verwendete Profil, nicht die Versionsnummer.

Was kommt in der zweiten Etappe von ZUGFeRD 2.5?

Nach Angaben von FeRD und FNFE-MPE soll die zweite Etappe die Unterstützung von Bruttorechnungen sowie voraussichtlich weitere Funktionen aus der überarbeiteten EN 16931 bringen. Ein konkreter Termin steht (Stand: August 2026) noch nicht fest.

Was hat ZUGFeRD 2.5 mit XRechnung 4.0 zu tun?

Beide Entwicklungen hängen mit der überarbeiteten europäischen Norm EN 16931-1:2026 zusammen. XRechnung 4.0 ist als grundlegend überarbeitete Version angekündigt, die unter anderem Sammelrechnungen über mehrere Bestellungen ermöglichen soll. Eine produktiv einsetzbare Fassung liegt noch nicht vor.

Betrifft mich das als Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nach § 34a S. 4 UStDV i. d. F. JStG 2024 (Stand: August 2026) dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, müssen E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Format-Updates wie ZUGFeRD 2.5 ändern an dieser Empfangspflicht nichts.

Quellen

• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) — 2026-06-10
• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) — 2026-08-04
• Bundesministerium der Finanzen (BMF) — 2024-10-15
• KoSIT / XStandards Einkauf — 2026-03-25

Rechtsstand: 22.08.2026

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Stand: 22.08.2026