E-Rechnungspflicht ab 2027: Checkliste für die Vorbereitung

Die E-Rechnungspflicht 2027 steht vor der Tür: Weniger als sieben Monate trennen deutsche Unternehmen vom ersten großen Pflicht-Stichtag. Wer mit seinem Vorjahresumsatz die Schwelle von 800.000 Euro überschreitet, muss ab dem 01.01.2027 ausnahmslos E-Rechnungen im B2B-Inland ausstellen. Alle anderen Unternehmen folgen spätestens ab dem 01.01.2028. Wer jetzt mit der Vorbereitung beginnt, ist auf der sicheren Seite — wer wartet, riskiert Prozessunterbrechungen und einen mühsamen Last-Minute-Systemwechsel.

Dieser Beitrag erklärt die geltenden Fristen, räumt mit den häufigsten Missverständnissen auf und liefert eine konkrete Checkliste mit acht Schritten.

Überblick: Die Übergangsstufen zur E-Rechnungspflicht 2027

Das deutsche E-Rechnungsrecht ist in § 27 Abs. 38 UStG (Stand: Juni 2026) gestaffelt — je nach Unternehmensgröße und Umsatzschwelle gelten unterschiedliche Fristen:

Wichtiger Hinweis: Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich ausdrücklich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres — also den Umsatz des Jahres 2026 —, nicht auf den laufenden Jahresumsatz 2027. Außerdem gilt die EDI-Verlängerung nicht einfach durch bloße Weiternutzung eines bestehenden Systems: Sie setzt die ausdrückliche Zustimmung des Empfängers voraus.

Davon völlig getrennt ist die Empfangspflicht: Sie gilt ohne Übergangsfrist seit dem 01.01.2025 für alle* inländischen Unternehmer — ohne Zustimmungserfordernis des Empfängers und ohne Ausnahme für Unternehmensgröße (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG n.F., BMF-Schreiben v. 15.10.2024).

Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?

Ein weit verbreitetes Missverständnis: Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist kein PDF, das per E-Mail verschickt wird. Das Gesetz verlangt ein strukturiertes, maschinenlesbares Format gemäß EN 16931 (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG n.F.). Ein reines PDF ohne eingebetteten XML-Teil ist seit 01.01.2025 eine „sonstige Rechnung" — kein gültiges E-Rechnungsformat im B2B-Verkehr.

In Deutschland erfüllen aktuell zwei Formate die gesetzliche Anforderung:

ZUGFeRD (ab Profil BASIC/EN 16931)

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: PDF/A-3B mit eingebettetem strukturiertem XML-Teil. Weil es ein visuell lesbares PDF und einen maschinenlesbaren XML-Teil kombiniert, ist der Übergang für Empfänger besonders sanft. Bei Abweichungen zwischen dem lesbaren PDF und dem XML-Teil gilt dabei der Inhalt des XML als rechtlich führend (BMF-Schreiben v. 15.10.2024).

Nicht alle ZUGFeRD-Profile sind dabei gleich: Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen der EN 16931 nicht und gelten daher nicht als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG (BMF-Schreiben v. 15.10.2024). Erst ab Profil BASIC und insbesondere dem Profil EN 16931 sind die Norm-Anforderungen vollständig erfüllt.

XRechnung (3.x)

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne PDF-Anteil. Es ist das Referenzformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G-Bereich) und setzt dort die Angabe einer Leitweg-ID (BT-10) voraus. Im B2B-Bereich zwischen Unternehmen ist XRechnung ein zulässiges E-Rechnungsformat — aber kein erzwungenes. Auch ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) und andere EN-16931-konforme Formate genügen im B2B.

Sonderfall Kleinunternehmer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit (§ 34a S. 4 UStDV i.d.F. JStG 2024). Diese Befreiung gilt für alle Ausstellungsfristen — einschließlich der Stufen ab 2027 und 2028.

Dennoch gilt: Auch für Kleinunternehmer besteht die Empfangspflicht seit 01.01.2025. Incoming-E-Rechnungen von Lieferanten müssen entgegengenommen und verarbeitbar sein — unabhängig von der Unternehmensform oder Größe.

Die 8-Punkte-Checkliste: E-Rechnungspflicht 2027 vorbereiten

Für Unternehmen, die bis Ende 2026 ihre Prozesse umstellen müssen, empfehlen sich folgende Schritte:

1. Bestandsaufnahme: Welche Ihrer Rechnungen betrifft die Pflicht?

Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche ausgehenden Rechnungen B2B-Umsätze an inländische Unternehmer betreffen. Dauerhaft ausgenommen bleiben unter anderem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Rechnungen über nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfreie Umsätze
• B2C-Rechnungen an Verbraucher (weiterhin Zustimmung für elektronische Rechnungen erforderlich)

2. Rechnungssoftware prüfen und ggf. wechseln

Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware E-Rechnungen im Format ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) oder XRechnung 3.x ausgeben kann. Viele ältere Systeme erzeugen ausschließlich visuelle PDFs — das genügt nicht mehr. Lassen Sie sich vom Anbieter schriftlich bestätigen, welches ZUGFeRD-Profil konkret erzeugt wird, und testen Sie die Ausgabe mit dem offiziellen KoSIT-Validator.

3. Ausgabeformat festlegen: ZUGFeRD oder XRechnung?

Im B2B-Bereich sind beide Formate rechtlich gleichwertig. ZUGFeRD hat den praktischen Vorteil des Hybridformats: Geschäftspartner können das PDF weiterhin manuell lesen, während ihre Buchhaltungssysteme den XML-Teil automatisch verarbeiten. XRechnung ist immer dann erforderlich, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen) stellen — dort zusätzlich mit Leitweg-ID (BT-10).

4. Eingangsrechnungen: Empfangsweg sicherstellen

Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 01.01.2025. Stellen Sie sicher, dass eingehende E-Rechnungen — ob als ZUGFeRD-PDF, als XRechnung-XML oder in einem anderen EN-16931-konformen Format — von Ihrem System entgegengenommen und zumindest gespeichert werden können. Kein Empfangsweg zu haben ist heute keine Option mehr.

5. Archivierungslösung klären

E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat unveränderbar aufbewahrt werden — ein Ausdruck oder ein Bild-Scan ersetzt das digitale Original nicht (GoBD; § 14b UStG). Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO n.F.; Stand: Juni 2026). Achtung: Handelsbücher und Jahresabschlüsse unterliegen weiterhin einer 10-Jahres-Frist.

Für die ordnungsgemäße Archivierung ist ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Archivsystem erforderlich. FaeBill unterstützt GoBD-konforme Aufbewahrungsprozesse — die Gesamtverantwortung liegt beim Anwender.

6. Lieferanten und Kunden informieren

Teilen Sie Ihren wichtigsten Geschäftspartnern rechtzeitig mit, in welchem Format Sie E-Rechnungen bevorzugt empfangen und ausstellen. Viele Lieferanten stehen ebenfalls vor der Umstellung — klare Kommunikation spart später Abstimmungsaufwand. Prüfen Sie zugleich, ob Ihre Kunden ab 2027 E-Rechnungen empfangen können; auch das gehört zu einem reibungslosen Übergang.

7. Mitarbeiterschulung und interne Prozesse anpassen

Beschäftigte in Buchhaltung, Einkauf und Controlling sollten grundlegend verstehen, was eine E-Rechnung ist und was nicht, wie eingehende ZUGFeRD-PDFs von gewöhnlichen PDFs zu unterscheiden sind und wie der interne Freigabe- und Ablageweg aussieht.

8. Testlauf und Validierung durchführen

Bevor die Pflicht scharf greift, empfiehlt sich ein Testlauf: Erstellen Sie Muster-E-Rechnungen in Ihrem gewählten Format und prüfen Sie die technische Norm-Konformität mit dem offiziellen KoSIT-Validator. Wichtig: Ein Validator-Pass bestätigt die technische Korrektheit des Formats — er ersetzt keine umsatzsteuerliche Prüfung des Inhalts und ist kein amtliches Zertifikat. KoSIT ist keine Zertifizierungsstelle.

Häufige Missverständnisse — und die Fakten

Missverständnis: „Ein PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung."

Ein reines PDF ohne eingebetteten XML-Teil ist seit 01.01.2025 eine „sonstige Rechnung" (§ 14 Abs. 1 S. 6 UStG n.F.) — kein gültiges E-Rechnungsformat mehr im B2B-Inland.

Missverständnis: „Alle ZUGFeRD-Dateien sind E-Rechnungen."

Nur ZUGFeRD-Profile ab BASIC sind E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die EN 16931 nicht und gelten nicht als E-Rechnung (BMF-Schreiben v. 15.10.2024).

Missverständnis: „Die 800.000-Euro-Grenze gilt für meinen Umsatz im laufenden Jahr."

Nein — es zählt der Gesamtumsatz des Vorjahres (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Für die Frage, ob Sie bis Ende 2027 Zeit haben, ist also der 2026er-Jahresumsatz maßgeblich.

Missverständnis: „Kleinunternehmer brauchen sich um E-Rechnungen nicht zu kümmern."

Die Ausstellungsbefreiung gilt dauerhaft. Für die Empfangspflicht seit 01.01.2025 gilt sie jedoch nicht — auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können.

Missverständnis: „XRechnung ist im B2B Pflicht."

XRechnung ist das Referenzformat für B2G-Rechnungen an Behörden — im B2B zwischen Unternehmen ist es ein erlaubtes Format, aber kein erzwungenes. ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) und andere EN-16931-konforme Formate genügen im B2B gleichermaßen.

Wie FaeBill bei der Vorbereitung helfen kann

FaeBill erstellt EN-16931-konforme E-Rechnungen direkt im Browser — als ZUGFeRD (Profil EN 16931) und als XRechnung 3.x, einschließlich Leitweg-ID für B2G-Rechnungen. Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen können automatisch geparst und strukturiert angezeigt werden (Premium-Funktion). Der Einstieg ist ohne Kreditkarte möglich: Mit dem Freemium-Tarif sind bis zu 4 Rechnungen pro Monat kostenlos erstellbar.

Preise und Tarifdetails finden Sie auf faebill.com.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Das hängt von Ihrem Vorjahresumsatz ab. Unternehmer mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro müssen ab 01.01.2027 E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich ausstellen. Alle anderen Unternehmer müssen spätestens ab 01.01.2028 folgen. E-Rechnungen empfangen müssen alle inländischen Unternehmer bereits seit 01.01.2025 (Stand: Juni 2026, § 27 Abs. 38 UStG n.F.).

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an Verbraucher (B2C) sind weiterhin vom Pflichtformat ausgenommen; für elektronische Rechnungen an Verbraucher ist deren Zustimmung erforderlich.

Ist ZUGFeRD das Gleiche wie XRechnung?

Nein. ZUGFeRD ist ein Hybridformat (PDF + eingebettetes XML); XRechnung ist ein reines XML-Format. Beide erfüllen die EN 16931 und sind im B2B gleichermaßen zulässig. XRechnung ist das Referenzformat für B2G-Rechnungen an Behörden.

Muss ich für B2G-Rechnungen an Behörden XRechnung verwenden?

Im Bundesbereich ist XRechnung das Referenzformat nach der E-Rechnungsverordnung Bund. § 4 Abs. 3 E-RechV lässt daneben auch andere EN-16931-konforme Formate wie ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) zu. Für B2G-Rechnungen ist zudem eine Leitweg-ID (BT-10) erforderlich. Landesbehörden haben teils eigene Anforderungen — informieren Sie sich beim jeweiligen Auftraggeber.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege müssen seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) für 8 Jahre aufbewahrt werden (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO n.F.; Stand: Juni 2026). Die Aufbewahrung muss im strukturierten Originalformat erfolgen — ein Ausdruck reicht nicht.

Was gilt für EDI-Rechnungen?

Rechnungen, die über ein EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) übermittelt werden, dürfen bis 31.12.2027 weiterhin in herkömmlicher Form ausgestellt werden — allerdings nur, wenn der Empfänger dieser Übermittlungsart ausdrücklich zustimmt (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Eine bloße Weiternutzung eines bestehenden EDI-Systems ohne neue Zustimmung genügt nicht.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz — 2025-01-01
• Bundesministerium der Justiz — 2025-01-01
• Bundesministerium der Justiz — 2025-01-01
• Bundesministerium der Justiz — 2024-10-01
• Bundesministerium der Justiz — 2025-01-01
• Bundesministerium der Finanzen — 2024-10-15
• Bundesministerium der Finanzen — 2025-10-15

Rechtsstand: 22.06.2026

Hinweis: Keine Steuer- oder Rechtsberatung

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Stand: 22.06.2026